RATTACHEMENT
Direction de la Communication et de l’Information- Pôle de la communication événementielle
MISSION
Vous aidez à la préparation de l’organisation des évènements en interne et externe, saisie des demandes d’évènements dans le logiciel, mise sous plis, aide à la préparation des cocktails (préparation, installation, service puis remise en place).
Vous assurez l’accueil physique et téléphonique, recevez et orientez les demandes. Vous participez aux réunions de services, prenez des notes et rédigez des comptes rendus de réunion. Vous suivez les plannings de l’équipe de l’embarcadère, du régisseur de l'hôtel de ville et des 2 agents du pôle réception (heures de présence, pose des congés...) Vous participez et suivez les dossiers événementiels. Vous mettez sous pli, collez les étiquettes, tamponnez et envoyez des invitations. Vous assurez l’archivage, mettez à jour l'agenda événementiel sur les différents sites de la Ville (Mairie d’Aubervilliers, portail culture, les associations, le CRR...).
Vous assistez la chargée de communication- événementiel dans la gestion du planning de l’ensemble des salles municipales. Vous assistez au suivi des demandes de location des salles municipales et envoyez les décisions et conventions.
Les missions principales s’articulent autour des opérations évènementielles
