Vous êtes au cœur de l’action administrative et politique avec la volonté d’être au plus proche de l’usager. Il améliore ainsi les relations avec les citoyens et permet à la collectivité de tendre vers une e-administration. Porte d’entrée de la mairie, il sert de courroie de transmission entre les administrés, les services et le Maire.
Administratif
Vous triez le courrier en 3 catégories : les courriers courants sont à distribuer directement aux services; les factures à tamponner à la date du jour d’arrivée et à transmettre à la Direction des Finances les courriers sensibles.
Vous enregistrer dans le logiciel de gestion du courrier les courriers et en assurer le suivi en les intégrant dans le circuit d’information.
Vous recherchez les courriers à la demande des services.
Vous affranchissez le courrier « départ » en utilisant les tarifs les plus appropriés aux envois, en privilégiant ceux permettant de faire des économies.
Vous gérez le matériel et les stocks de consommables
Vous êtes l’interlocuteur privilégié dans les relations avec la Poste et les fournisseurs de solutions d’affranchissement
Vous réceptionnez et enregistrez toutes les demandes arrivées en mairie, vous les déposez au service, vous les envoyez par voie postale ou par voie électronique.
Vous informez l’administré dans les délais, du suivi de sa demande par l’envoi d’accusé de réception
Vous réorientez les demandes reçues qui ne concernent pas la collectivité à l’administration compétente, et en informer leur auteur afin de réduire les délais de transmission de la demande par circuit dématérialisé vers les services gestionnaires, afin de respecter les délais réglementaires de traitement.
Coursier
Vous conduisez le véhicule
Vous procédez au ramassage et à la distribution du courrier, des parapheurs ainsi que de documents divers
Vous procédez au tri, à la distribution, à la récupération et à l’affranchissement sur les différents bâtiments municipaux et sites particuliers
Vous assurez la maintenance de la machine à affranchir
· Connaître les compétences de chaque service de la Ville pour trier les courriers par destinataires.
· Veiller au respect du circuit que doivent suivre les courriers sensibles.
· Maîtriser le logiciel de traitement du courrier.
· Maîtriser l’envoi et le suivi des recommandés.
· Outils bureautiques
· Sens de l’organisation, méthodologie.
· Sens des responsabilités et réactivité.
· Esprit de synthèse.
· Savoir résumer un courrier par mots clés.
· Bon niveau en orthographe
· Discrétion et devoir de confidentialité.
· Implication dans le travail.
· Etre rigoureux.
· Etre autonome.
· Sens de l’initiative, curiosité intellectuelle.
· Sens des relations humaines.
· Cadre d’emploi catégorie C
· Poste permanent à temps complet soit 37h30 par semaine (ouvrant droit à 15 jours de RTT)
· Poste à pourvoir dès que possible
· Permis B obligatoire - Déplacement en voiture et en vélo sur la ville, Saint-Denis, Bobigny ....
· Port de charge lourde