§ Suivi administratif quotidien :
o Gestion des appels téléphoniques et des mails du service
o Gestion du courrier (arrivée et départ)
o Gestion du planning d’occupation de la salle de réunion
§ Communication :
o Interne au service et articulation avec les autres secteurs, notamment relations avec les écoles et les usagers
o Externe auprès des usagers et de la communauté éducative et gestion du lien avec le service communication pour diffusion d’informations sur l’activité du service
Actualisation et suivi des procédures et des actes administratifs (délibérations, conventions de mise à disposition des locaux scolaires…), et des documents-ressources (annuaire de rentrée, plaquette de procédures des écoles...)
- Suivi des demandes de reproduction de documents
- Réponse à des mails, prise de contacts et transmission d’informations à d’autres services de la ville, des directions d’école, d’autres partenaires. Alerter si nécessaire sur certaines situations signalées par mail.
- Suivi des réponses aux mails, suivi des dossiers, relance si nécessaire
- Rédaction de documents administratifs
- Saisie de données dans des tableaux Excel
- Assurer des remplacements à l’accueil des inscriptions scolaires
- Organisation et planification des réunions, gestion d’agenda
- Gestion de commandes
- Suivi des besoins en petits travaux du service
- Saisie et diffusion de documents (courriers, convocations, comptes rendus, bilans d’activités et de statistiques…) en lien avec le responsable du service
- Collecte de données, élaboration d'outils de suivi, et appui à la communication externe (courriers, publipostages…)
Classement, archivage et mise à jour des dossiers numériques, gestion du serveur bureautique du service
Connaissances requises (savoirs) :
- Maîtrise des outils informatiques (Word, EXCEL, PPT, cana, etc.)
- Aisance rédactionnelle et capacité à prendre des notes
Connaissances requises (savoir-faire) :
- Organisation et gestion du temps de travail
- Rigoureux·se et méthodique
Compétences relationnelles (savoir être) :
- Établir une relation de confiance et de loyauté
- Capacités d’écoute et disponibilité
- Sens des responsabilités et du travail en équipe
Discrétion et réserve professionelle
Diplôme(s) exigé(s) :
- Baccalauréat
Certificats et habilitations exigée(s) :
- Aucun
Expérience professionnelle requise :
- 1 à 3 ans sur un poste similaire
Permis exigé :
Non