Ville dynamique de près de 90 000 habitants, Aubervilliers est en pleine mutation urbaine et économique avec l'extension du réseau de transport (lignes 12 et 15 du métro et T8 du Tram), plusieurs programmes de rénovation urbaine, et l'aménagement des berges du Canal Saint-Denis. Ville dynamique soucieuse de la qualité de vie au travail de ses agents et engagée dans l'organisation de nombreux événement.
Nous recrutons un assistant administratif F/H à Aubervilliers.
Catégorie C.
L’agent assure le suivi administratif quotidien du service, incluant la gestion des appels téléphoniques et des courriels, le traitement du courrier entrant et sortant ainsi que l’organisation et la mise à jour du planning d’occupation de la salle de réunion.
Il ou elle participe également à la communication du service, tant en interne, en assurant l’articulation avec les différents secteurs et les relations avec les écoles, qu’en externe, auprès des usagers et de la communauté éducative. À ce titre, l’agent veille au lien avec le service communication pour la diffusion des informations relatives à l’activité du service.
Enfin, il ou elle contribue à l’actualisation et au suivi des procédures et des actes administratifs (délibérations, conventions de mise à disposition des locaux scolaires, etc.), ainsi qu’à la mise à jour des documents-ressources tels que l’annuaire de rentrée ou la plaquette des procédures à destination des écoles.
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- Suivi des demandes de reproduction de documents - Réponse à des mails, prise de contacts et transmission d’informations à d’autres services de la ville, des directions d’école, d’autres partenaires. Alerter si nécessaire sur certaines situations signalées par mail. - Suivi des réponses aux mails, suivi des dossiers, relance si nécessaire - Rédaction de documents administratifs - Saisie de données dans des tableaux Excel - Assurer des remplacements à l’accueil des inscriptions scolaires - Organisation et planification des réunions, gestion d’agenda - Gestion de commandes - Suivi des besoins en petits travaux du service - Saisie et diffusion de documents (courriers, convocations, comptes rendus, bilans d’activités et de statistiques…) en lien avec le responsable du service - Collecte de données, élaboration d'outils de suivi, et appui à la communication externe (courriers, publipostages…) - Classement, archivage et mise à jour des dossiers numériques, gestion du serveur bureautique du service |
Le poste requiert une bonne maîtrise des outils informatiques, notamment Word, Excel, PowerPoint et Canva, ainsi qu’une réelle aisance rédactionnelle et une capacité à prendre des notes de manière fiable et structurée.
L’agent doit faire preuve d’un sens de l’organisation développé et savoir gérer efficacement son temps de travail. Rigueur et méthode sont indispensables pour assurer un suivi précis des dossiers et des procédures.
Sur le plan relationnel, le poste nécessite la capacité à établir une relation de confiance fondée sur la loyauté, ainsi que de solides compétences d’écoute et une réelle disponibilité. Le sens des responsabilités, l’aptitude au travail en équipe, ainsi qu’une grande discrétion et une réserve professionnelle sont également attendus.
37h30
Pas de télétravail