Ville dynamique de près de 90 000 habitants, Aubervilliers est en pleine mutation urbaine et économique avec l'extension du réseau de transport (lignes 12 et 15 du métro et T8 du Tram), plusieurs programmes de rénovation urbaine, et l'aménagement des berges du Canal Saint-Denis.
Ville dynamique soucieuse de la qualité de vie au travail de ses agents et engagée dans l'organisation de nombreux événements, Aubervilliers bénéficie d'une Direction des moyens généraux de proximité.
Nous recherchons un assistant de direction F/H au sein de la direction de l'éducation.
Sous la supervision de la directrice de l’Éducation, l’assistant de la direction de l’Éducation apporte une aide permanente à la directrice dans les missions qui lui sont dévolues en termes d’organisation personnelle, de gestion administrative, de communication, d’information, d’accueil physique et téléphonique, de classement et suivi de dossiers.
L'assistant assure la gestion du secrétariat (gestion de l’agenda, organisation de réunions, réservation de salles, traitement et élaboration des courriers et courriels, publipostage , gestion des parapheurs, préparation des dossiers, avec les outils numériques (logiciel courrier, tableur Excel et Word,) .
L'assistant participe à la préparation des réunions : préparation des ordres du jour, envoi des convocations, préparation et suivi des listes d’émargement, rédaction de compte-rendu, élaboration de document administratif : courriers, notes, tableaux, participation au suivi des projets transversaux : élaboration et proposition de procédure en lien avec les champs d’activités de la direction de l’Éducation, assure le lien et le relais d'information avec les différents partenaires (institutionnels et interne).
Vos missions :
- Organiser l'agenda en fonction des priorités et des besoins.
- Organiser, planifier les réunions de la direction et rédiger les comptes-rendu.
- Assurer l’accueil téléphonique et physique
- Traiter et orienter les informations de la direction dans les différents services
- Assurer l’ensemble du suivi administratif et financier de la direction
- Mettre en forme les travaux de bureautique de la direction
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Réaliser et suivre les tableaux de bords en lien avec les services de la Direction
- Renseigner les tableaux de suivi des activités du service
- Suivi des différents projets de la direction
- Participer à certaines réunions de pôle et rédiger les synthèses
Vous maîtrisez Word, Excel, PPT, Canva
Vous êtes capables de prendre des notes rapidement et vous avez une aisance rédactionnelle vous permettant de produire des notes de synthèses.
Vous êtes reconnu pour votre sens de l'organisation et votre capacité à travailler en autonomie.
Votre sens de l'écoute et votre disponibilité vous permettent d'établir des relations de confiance.
Temps complet 37h30 + 14 jours de RTT