Ville dynamique de près de 90 000 habitants, Aubervilliers est en pleine mutation urbaine et économique avec l'extension du réseau de transport (lignes 12 et 15 du métro et T8 du Tram), plusieurs programmes de rénovation urbaine, et l'aménagement des berges du Canal Saint-Denis.
Ville dynamique soucieuse de la qualité de vie au travail de ses agents et engagée dans l'organisation de nombreux événements, Aubervilliers bénéficie d'une Direction des moyens généraux de proximité.
Nous recrutons un Chargé de relation avec les écoles et les services F/H au sein de la direction de l'éducation.
Vos missions :
Sous l’autorité du chef de service et du responsable adjoint chargés du pôle "relations avec les usagers, partenariat avec les écoles", vous assurez le suivi de proximité avec les écoles et les relations avec les services support.
Vous assurez la gestion et coordination des tâches administratives des dossiers du pôle : conseil d’écoles, élections de parents d’élèves délégués, fêtes d’école, commission projets, études surveillées, sorties scolaires, etc, ainsi que le suivi des commissions de sécurité, des exercices de sécurité, des plans particuliers de mise en sécurité et l’installation des systèmes d’alarme.
* Préparer les conseils d’écoles trimestriels :
o Formaliser et transmettre les synthèses
o Assurer le suivi et l’archivage des PV
* Suivre les demandes de travaux, notamment pour ce qui concerne les travaux de maintenance enregistrées sur l’application en ligne E-Atal
* Programmer et assurer le suivi des moyens de transport concernant les sorties et le transport scolaire
* Assurer la coordination des fêtes et événements d’écoles
* Gérer le suivi administratif des études surveillées
* Assurer des tâches administratives et logistiques pour les actions du pôle : commission projets, élections de parents d’élèves, balises anti-intrusion, etc.
* Apporter des réponses aux usagers et aux écoles
* Rendre-compte de votre activité à votre N+1
* Appuyer les autres pôles en fonction des nécessités de services (accueil / inscriptions)
Maîtrise des droits et obligations des usagers, garantissant un accueil et un accompagnement conformes au cadre réglementaire.
Bonne connaissance de l’organisation et des missions des services partenaires, facilitant l’orientation et la coordination des actions.
Compréhension des caractéristiques des publics multiculturels, permettant une prise en charge adaptée et respectueuse des diversités.
Utilisation efficace de l’outil informatique dans le cadre du suivi administratif et de la gestion des dossiers.
Capacité à apporter des réponses claires et adaptées aux demandes des usagers et des services, dans le respect des procédures internes.
Maîtrise de la communication orale, notamment par téléphone, assurant un accueil professionnel et une transmission fiable des informations.
Compétence en rédaction de mails et de notes professionnelles, avec un souci de clarté, de précision et de confidentialité.
Utilisation régulière des outils bureautiques et métiers : Word, Excel, Agora, E-Atal, pour la gestion et le suivi des activités.
Application rigoureuse des règles de communication, favorisant des échanges respectueux et efficaces.
Capacité à travailler en transversalité et en équipe, en collaboration avec différents interlocuteurs internes et externes.
Posture professionnelle fondée sur la diplomatie, la discrétion et la réserve professionnelle, notamment dans le traitement des informations sensibles.
Le profil recherché dispose d’une bonne connaissance des droits et obligations des usagers ainsi que de l’organisation des services partenaires. Il est en capacité de s’adapter à des publics multiculturels et de répondre avec efficacité aux demandes des usagers et des services. À l’aise avec les outils informatiques et bureautiques, il maîtrise la communication orale, notamment téléphonique, ainsi que la rédaction professionnelle. Doté de qualités relationnelles, le candidat sait travailler en équipe et en transversalité, tout en faisant preuve de diplomatie, de discrétion et de réserve professionnelle.
Temps de travail 37h30 du lundi au vendredi de 8h30 à 17h.
Élargissement possible du temps de travail après 17h selon les nécessités de services, notamment pour l'encadrement du transport scolaire.
1 jours de télétravail possible par semaine sous réserve des besoins du service.