Ville dynamique de près de 90 000 habitants, Aubervilliers est en pleine mutation urbaine et économique avec l'extension du réseau de transport (lignes 12 et 15 du métro et T8 du Tram), plusieurs programmes de rénovation urbaine, et l'aménagement des berges du Canal Saint-Denis. Ville dynamique soucieuse de la qualité de vie au travail de ses agents et engagée dans l'organisation de nombreux événements, Aubervilliers bénéficie d'une Direction des moyens généraux de proximité.
Nous recherchons un assistant administratif F/H à pourvoir à Aubervilliers, jusqu'au 31/12/2025 renouvelable.
Vos missions sont les suivantes :
Suivi administratif quotidien :
Communication :
Actualisation et suivi des procédures et des actes administratifs (délibérations, conventions de mise à disposition des locaux scolaires...), et des documents ressources (annuaire de rentrée, plaquette de procédures des écoles)
- Suivi des demandes de reproduction de documents
- Réponse à des mails, prise de contacts et transmission d’informations à d’autres services de la ville, des directions d’école, d’autres partenaires. Alerter si nécessaire sur certaines situations signalées par mail.
- Suivi des réponses aux mails, suivi des dossiers, relance si nécessaire
- Rédaction de documents administratifs
- Saisie de données dans des tableaux Excel
- Assurer des remplacements à l’accueil des inscriptions scolaires
- Organisation et planification des réunions, gestion d’agenda
- Gestion de commandes
- Suivi des besoins en petits travaux du service
- Saisie et diffusion de documents (courriers, convocations, comptes rendus, bilans d’activités et de statistiques…) en lien avec le responsable du service
- Collecte de données, élaboration d'outils de suivi, et appui à la communication externe (courriers, publipostages…)
Connaissances requises (savoirs) :
- Maîtrise des outils informatiques (Word, EXCEL, PPT, cana, etc.)
- Aisance rédactionnelle et capacité à prendre des notes rapidement
Connaissances requises (savoir-faire) :
- Organisation et gestion du temps de travail
- Rigoureux·se et méthodique
Compétences relationnelles (savoir être) :
- Établir une relation de confiance et de loyauté
- Capacités d’écoute et disponibilité
Sens des responsabilités et du travail en équipe
Poste en temps plein
8h30-12h30 / 13h30-17h00
37h30
Pas de télétravail