ASSISTANT ADMINISTRATIF (F/H)

Mission

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, la ville d’Aubervilliers (92.000 habitants), pôle dynamique et en développement de la métropole du Grand Paris, est membre de l’Etablissement public territorial Plaine Commune (410.000 habitants). Sous l’autorité du Maire et du Directeur Général des Services (DGS), la mairie est organisée en 4 pôles, regroupant l’ensemble des services municipaux par domaine de compétences et compte 1.800 agents chargés de mettre en œuvre les politiques municipales. Vous serez directement rattaché la Direction Petite Enfance et dépendrez du pôle Réussite Educative.

Au sein de la Direction Petite Enfance et de la Parentalité, vous dépendrez directement du directeur et intégrerez une équipe composée de 4 agents. Vous êtes chargé d’assurer le secrétariat de la Direction.

Activités

Principales :

Concevoir un tableau de bord
Archiver des documents de référence
Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
Organisation de réunions

Secondaires :

Effectuer l’accueil téléphonique /noter et transmettre les messages
Saisir les courriers et notes
Ouvrir et dater le courrier arrivé sur l’établissement d'accueil du jeune enfant
Réserver les salles de réunion et le matériel nécessaire (tables, chaises…)
Commander les fournitures de bureau et en effectuer le suivi
Réaliser, de classement et d’archivage
Veiller à la maintenance du matériel bureautique (ordinateurs, téléphones, fax, photocopieur)
Mettre à jour les différents documents nécessaires au service (listings, répertoire téléphonique,…)
L’agent peut être amené à se déplacer dans les services, afin de collecter des signatures (envoi de documents importants dans délais impartis)

Connaissances et capacités

Connaissances des outils bureautiques et informatiques (Word, Excel...)
Savoir gérer des dossiers et mettre en place une organisation administrative
Être capable de manifester une attitude d’accueil : faire preuve de courtoisie, d’amabilité et de patience

Profil

Expérience de 1 an minimum sur un poste similaire
Rigueur et anticipation dans l’organisation du travail
Discrétion professionnelle et sens de la confidentialité
Force de proposition
Sens de l’écoute et loyauté

Conditions du poste

Cadre d’emploi des Adjoints administratifs territoriaux (Catégorie C)

Poste permanent à temps complet

Lieu de travail : Direction de la Petite Enfance

Respect du secret professionnel

Participation de l’employeur à la mutuelle (labellisée) et prise en charge à 50% de la prévoyance

Participation au transport (75%)

Salaire selon les grilles de la Fonction Publique Territoriale

Comité d'entreprise (CNAS) : cinéma, spectacles, sorties culturelles, voyages, sport...