ASSISTANT DU POLE ADMINISTRATIF - INSCRIPTION - RESERVATION (F/H)

Réf. CS/ADPAIR/470/2024
Type de contrat Emploi

Mission

Rattaché au responsable du service gestion RH-Finances et administratives, vous accompagnez le responsable du pôle dans l’exécution des missions et tâches. Vous gérez les inscriptions, réservations des centres de loisirs et centres de vacances. Vous accompagnez les directeurs de centre et les coordinateurs des AVP, les responsables de proximité ATSEM dans leurs démarches administratives.

Activités

·        Vous réaliserez des tableaux de bord, outils de travail et statistiques.

·         Vous ferez le suivi administratif en lien avec les autres services pour les interventions dans les écoles/ centres de loisirs.

·         Vous accompagnerez les coordinateurs des AVP dans les démarches administratives.

·         Vous gérez des demandes d’attestation de présence des familles.

·         Vous serez en charge des réservations : demandes, annulation, listes d’attentes.

·         Vous gérez des commandes de repas en lien avec le service Enfance et le service Restauration. 

·         Vous mettrez en place des plannings d’intervention des AVP.

·         Vous appellerez les AVP pour leur placement.

·         Vous contacterez des familles des enfants porteurs de handicap pour leurs besoins.

·         Vous gérez des demandes d’attestation de présence des familles.

·         Vous réceptionnerez et saisirez des demandes,

·         Vous gérez des listes d’attentes,

·         Vous éditerez les listes de réservation.

·         Vous gérez le planning de réservation des salles et du pôle de véhicules.

·         Vous gérez le logiciel AGORA (paramétrage, ...) après formation.

·         Vous gérez les envois d’informations familles via le logiciel AGORA

·         Vous assurerez et suivrez les inscriptions aux séjours vacances (réceptionner et contrôler les dossiers, envoyer les convocations, gérer les listes d’attente).  

Vous gérez les inscriptions au SMA. 

Vous serez présent lors des départs et retours des séjours de vacances, lors des événements.

Vous élaborez les fiches de réservations, suivrez la reprographie et les ferez parvenir aux centres.

·          

Connaissances et capacités

Connaissances des collectivités territoriales, du service public,

Compétence en matière de gestion des ressources humaines,

Compétences en logiciels de bureautiques : Excel, Word, Power Point et AGORA,

Capacités rédactionnelles et esprit de synthèse,

Profil

Diplôme CAP/BEP Secrétariat minimum souhaité

Expérience professionnelle sur un poste similaire souhaité,

Conditions du poste

Cadre d’emploi administratif catégorie C filière administrative

Poste permanent – Temps complet (37h30) avec RTT

Respect du secret professionnel

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