La ville d’Aubervilliers développe une politique événementielle ambitieuse, au croisement de la vision politique impulsée par les élus et des objectifs de communication institutionnelle.
Dans ce cadre, vous concevez, organisez et pilotez l’ensemble des événements de la collectivité.
Vous veillez à la définition stratégique et à la programmation de ces événements, ainsi qu’à leur bonne exécution opérationnelle, dans le respect des objectifs fixés et des délais impartis.
Vous garantissez le respect du protocole républicain, développez les relations publiques et contribuez à la valorisation de l’image de la municipalité.
Vous êtes responsable, en lien avec l’ensemble des services concernés et des parties prenantes, d’orchestrer l’organisation logistique, d’en assurer le bon déroulement et d’y participer.
Rattaché à la Direction de la Communication, vous assurez principalement les missions suivantes :
• Vous collectez et analysez les besoins du Cabinet et des Directions en matière de protocole, de relations publiques et d’événementiel.
• Vous garantissez la cohérence des événements avec les objectifs politiques et la stratégie de communication de la collectivité.
• Vous proposez une approche stratégique et pragmatique des événements.
• Vous tenez un calendrier de programmation des événements.
• Vous gérez les fichiers de la municipalité.
• Vous mettez en œuvre les événements en assurant la coordination avec les différentes parties prenantes (internes, partenaires et externes).
• Vous organisez les comités de pilotage nécessaires à la bonne tenue des événements et en garantissez les délais de réalisation.
• Vous collaborez avec les agents de la Direction de la Communication (création graphique, relations presse, digital, réseaux sociaux, journal, captation photo et vidéo…).
• Vous partagez des retours d’expérience et établissez des bilans sur la base d’indicateurs de performance (KPI) préalablement définis.
Protocole
• Vous organisez les cérémonies républicaines (commémorations, réceptions officielles, visites d’institutionnels…).
• Vous garantissez le respect des règles protocolaires lors des manifestations officielles.
• Vous gérez les préséances, les invitations et les placements.
• Vous assurez la relation avec les autorités (élus, représentants de l’État, institutions).
Relations publiques
• Vous développez et entretenez un réseau de partenaires institutionnels, économiques et associatifs.
• Vous représentez la collectivité lors d’événements externes.
• Vous gérez les fichiers de la municipalité.
• Vous pilotez les invitations, les accueils officiels et les dispositifs VIP.
• Vous contribuez à la stratégie d’image et d’influence de la municipalité.
Événementiel
• Vous élaborez et déployez la stratégie événementielle de la collectivité.
• Vous concevez et planifiez les événements municipaux (événements publics, cérémonies, inaugurations…).
• Vous définissez les objectifs, les formats, les budgets et les moyens nécessaires.
• Vous assurez la coordination logistique (lieux, prestataires, sécurité, technique).
• Vous supervisez le bon déroulement des événements sur le terrain.
Management d’équipe
• Vous encadrez, animez et coordonnez une équipe dédiée.
• Vous organisez le travail, répartissez les missions et fixez les objectifs.
• Vous assurez le suivi des compétences et l’accompagnement professionnel des agents.
• Vous garantissez la cohésion et la qualité de vie au travail de l’équipe.
• Excellente maîtrise de la gestion de projet et de l’organisation d’événements
• Sens aigu du service public et de la représentation institutionnelle
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et maîtrise des règles du protocole républicain
• Notions de gestion budgétaire et de marchés publics
• Capacité à travailler dans un environnement politique et sensible
• Solides compétences relationnelles, diplomatie et réactivité
• Expérience du management d’équipe
• Très bonnes qualités rédactionnelles et de synthèse
• Vous êtes titulaire d’une formation supérieure (Bac +3 à Bac +5) en communication, sciences politiques, événementiel ou administration publique
• Vous justifiez d’une expérience significative en collectivité territoriale et/ou en cabinet
• Forte disponibilité en soirée, le week-end et certains jours fériés en fonction des événements
• Présence régulière sur le terrain
• Déplacements fréquents sur le territoire communal
• Travail en transversalité constante avec le Cabinet, la direction de la Communication et les services opérationnels
• Poste exposé nécessitant rigueur, discrétion et loyauté