Vous assurez le secrétariat et apportez une aide permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion administrative et budgétaire, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossier. Vous êtes le relai entre l’élu, le Cabinet du Maire et les personnes extérieures
Vous assurez la gestion administrative (agenda, suivi et préparation des dossiers en lien avec les délégations des élus, traitement et suivi du courrier/mail etc) et le suivi budgétaire (frais généraux, frais de missions, bon de commande, factures) le soutien logistique aux élus (déplacements, événements, organisation et suivi des astreintes ) et le suivi et la mise à jour de la mallette d’astreinte : veille à la présence et à la conformité des documents officiels et obligatoires, mise à jour régulière des contenus et signalement des besoins de remplacement ou de révision
Vous gérez la relations avec les administrés (recensement des requêtes, rendez-vous, accueil téléphonique et physique etc), les partenaires locaux, les administrations locales (collectivités territoriales, EPT...), les relations avec les services de l'administration et la communication (diffusion de l'information)
Vous assurez le suivi de la mobilisation aux événements et de la tenue des quorums pour les différentes instances.
- Maîtrise du Pack office
- Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales et des institutions publiques
- Capacité à rédiger et à analyser
- Connaissance ou maîtrise de la gestion administrative et budgétaire
- Prise d'initiative
- Rigueur, sens de l'organisation, autonomie
- Adaptabilité et réactivité
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité à travailler dans l'urgence
- Discrétion - Dynamique
• Diplôme de niveau Bac souhaité
• Expérience d’au moins 1 an dans des fonctions similaires
• Sens du service public
• Maîtrise du temps et des priorités
• Rigueur, autonomie, force de proposition
• Cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux
• Poste permanent – Temps complet (37h30) à pourvoir dès que possible
• Lieu de travail : 2 rue de la Commune de Paris - 93300 Aubervilliers
• Prise en charge mutuelle
• Participation au transport (75%)
• Compte épargne temps
• 15 jours de RTT + 25 jours de congés annuels
• Prime semestrielle
• CNAS : cinéma, spectacles, sorties culturelles, voyages, sport...