Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, la ville d’Aubervilliers (88 000 habitants), pôle dynamique et en développement de la métropole du Grand Paris, membre de l’établissement public territorial Plaine Commune (410.000 habitants). Sous l'autorité de la Maire et du Directeur général des services (DGS), la mairie est organisée en 4 pôles, regroupant l'ensemble des services municipaux par domaine de compétences et compte 1800 agents, chargé de mettre en œuvre les politiques municipales.
Vous serez directement rattaché(e) à la Direction du Conseil et des affaires juridiques et dépendrez du directeur.
RATTACHEMENT
Direction du Conseil et des Affaires Juridiques
MISSION
Sous l’autorité du directeur du conseil et des affaires juridiques l’agent est chargé de la gestion et du suivi du Conseil municipal.
Vous serez garant de l'exécution et du suivi des procédures et décisions administratives pour la préparation des assemblées délibérantes. En lien avec votre direction, vous devrez planifier les dates de conseils en fonction du calendrier général de la collectivité et diffuser ces dates aux services et au public. Vous recevrez les questions inscrites à l’ordre du jour du Conseil Municipal (CM) émises par les services et suivrez la rédaction et l’adoption des délibérations inscrites à l’ordre du jour à l’aide du logiciel AIRSDELIB. Vous assurez la transmission des dossiers au Bureau Municipal, aux commissions et ainsi qu’au Conseil Municipal dans les délais règlementaires.
Après le conseil municipal, vous gérerez les dossiers en les envoyant au contrôle de légalité en préfecture, suivrez les dossiers administratifs, obtiendrez les signatures des avenants, conventions et contrats, et répartirez les dossiers aux services concernés. Vous rédigerez les procès-verbaux et assurerez la mise en ligne et le suivi des conseils municipaux sur le site de la ville et l'Intranet, incluant les exposés, délibérations, ordre du jour et procès-verbaux.
Vous assurez également :
En complément, vous serez chargé de l’affichage administratif en lien avec vos missions, de la réception des appels téléphoniques, de la tenue du registre des recueils des actes administratifs, ainsi que du tri, du classement et de l’archivage des documents et des délibérations. Vous devrez aussi faire preuve de polyvalence dans le service en fonction des besoins, tels que trier, enregistrer et répartir le courrier entrant par service ou direction, suivre les décisions et arrêtés du maire, et gérer le Bureau Municipal.
· Maîtriser les techniques de secrétariat.
· Utiliser les progiciels de gestion et les logiciels de bureautique
· Capacité à s’exprimer clairement et à reformuler une demande
· Capacité d'adaptation face à la diversité du public rencontré
· Bonnes connaissances du fonctionnement de la collectivité
· Élaborer des dossiers relatifs aux délibérations, décisions, et assurances.
· Suivre les processus d’élaboration et de validation des délibérations, décisions, et assurances.
· Gérer et actualiser une base d'informations.
· Vérifier la validité des informations traitées.
· Connaissances de l’administration générale
· Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale
· Sens de l'organisation, du travail en autonomie
· Très bonne qualités rédactionnelles
· Expérience réussie dans un poste similaire.
• Cadre d’emploi des Adjoints administratifs territoriaux
• Poste permanent à temps complet (37h30) + participation aux Conseils municipaux en soirée, environ une fois par mois
• Lieu de travail : 2 rue de la Commune de Paris - 93300 Aubervilliers
• Discrétion professionnelle et obligation de réserve