Sous l’autorité hiérarchique directe de la Responsable événementiel relations publiques et protocole ,vous participerez à la préparation, à l’organisation et à la mise en œuvre des événements et réceptions de la Ville, conformément aux orientations, aux priorités et aux procédures définies par la responsable événementiel, relations publiques et protocole. Vous assurerez le suivi des missions confiées et rendrez compte de leur avancement.
Vous participerez à la préparation opérationnelle des événements inscrits au programme municipal, selon les orientations et le calendrier définis.
Vous recueillerez les informations nécessaires auprès des services municipaux, des partenaires et des prestataires.
Vous préparerez les rétroplannings, les fiches techniques, les conducteurs, les listes de besoins et les documents de suivi soumis à validation
Vous mettrez en œuvre les actions validées et assurerez le suivi matériel, logistique et administratif des projets confiés
Vous organiserez les réunions techniques, préparerez les supports, rédigerez les comptes rendus et assurerez le suivi des actions décidées
Vous coordonnerez les interventions des services et des prestataires dans le cadre défini
Vous assurerez une présence opérationnelle lors des montages, de l’accueil du public, du déroulement des événements et des démontages
Vous signalerez à votre responsable tout incident, retard, surcoût ou difficulté nécessitant un arbitrage
Vous participerez aux bilans et aux retours d’expérience à partir des indicateurs disponibles
Vous recueillerez et enregistrerez les demandes de petits-déjeuners, déjeuners, plateaux-repas, collations et cocktails, conformément aux procédures du service
Vous vérifierez les informations nécessaires à la préparation des prestations : dates, horaires, lieux, nombre de personnes, formats, régimes alimentaires et contraintes d’accès
Vous consulterez les prestataires référencés, demanderez les devis et préparerez les bons de commande ou les documents administratifs après validation, dans le respect des procédures d’achat de la Ville
Vous transmettrez les commandes validées, suivrez les confirmations et mettrez à jour le tableau de suivi des réceptions
Vous préparerez l’installation des espaces, de la vaisselle, du mobilier, de la signalétique et des équipements logistiques, en lien avec les services concernés
Vous accueillerez les prestataires, contrôlerez la conformité apparente des livraisons et signalerez immédiatement tout écart
Vous veillerez au bon déroulement des prestations et coordonnerez le rangement ainsi que la remise en état des espaces
Vous rassemblerez les justificatifs, les éléments attestant du service fait et les observations utiles
Vous tiendrez à jour les tableaux de bord, les calendriers, les contacts, les devis, les commandes et les dossiers partagés du service
Vous classerez les documents selon les règles définies afin de garantir la continuité du service
Vous présenterez régulièrement à votre responsable un point d’avancement sur les missions confiées
Vous préparerez des propositions techniques ou organisationnelles à la demande de votre responsable, sans les engager ni les mettre en œuvre avant validation
Vous respecterez la confidentialité des informations et les circuits de validation internes
Vous maîtrisez les étapes d’organisation d’un événement ou d’une réception.
Vous savez appliquer un rétroplanning, suivre plusieurs tâches et respecter les délais.
Vous utilisez les outils bureautiques, les tableaux de suivi et les espaces documentaires partagés.
Vous rédigez des courriels, des fiches techniques et des comptes rendus.
Vous faites preuve de discrétion et de ponctualité, et respectez la voie hiérarchique.
Vous disposez de qualités relationnelles et d’un sens du service public.
Vous faites preuve de patience, de diplomatie et de maîtrise de soi.
Vous savez rendre compte de l’avancement de vos missions, solliciter les validations nécessaires et alerter votre responsable au moment opportun.
Vous êtes titulaire du permis B.
Formation de niveau Bac +3 à Bac +5 en événementiel, communication, administration publique ou domaine proche.
Expérience en organisation événementielle, en collectivité territoriale, dans le secteur public ou auprès d’un prestataire événementiel.
Connaissance du fonctionnement général d’une collectivité locale et de ses circuits administratifs appréciée.
